pour voir une image plus grande, cliquez ici
pour voir une image plus grande = 100 ko, cliquez ici
La reprise du passif a été effectuée à l'aide
d'une astucieuse caméra de numérisation. C'est en fait un
appareil adapté au format des registres détenus par les mairies.
Comme le montre la photographie ci-dessus, le poste de saisie installé
au service de l'état civil est un compatible PC interfacé
à une caméra vidéo conçue par la société
I2S (Pessac, Gironde). Cette caméra est équipée d'un
capteur CCD d'une résolution de 2000 pixels placé sur un statif
de reproduction muni d'un presse-livre permettant de compenser l'épaisseur
des registres et de préserver leur reliure. Grâce à
ce dispositif, la manipulation des originaux est réduite, l'opérateur
n'ayant plus qu'à tourner les pages.
Les images saisies sont acheminées vers une carte de numérisation
Matrox intégrée dans le micro-ordinateur de contrôle
où elles sont numérisées. C'est aussi sur cet ordinateur
que l'image numérique est traitée pour en éliminer
le fond jauni ou rehausser le contraste. Chaque image saisie est stockée
temporairement avec un index comprenant l'année, la section, le volume
et un numéro de page automatiquement incrémenté par
le logiciel Acte+ (exemple: N1980A.001). Une large partie de ce travail
de reprise était incluse dans le contrat signé entre la mairie
de Bordeaux et les sociétés FMS/DCI. Durant sept mois, il
a mobilisé six personnes et deux caméras/scanners qui ont
été installées à la mairie.
Après l'opération de saisie, les images ont été
récupérées par la station dite de "découpe",
en fait un micro-ordinateur compatible PC équipée d'une carte
graphique et d'un écran haute résolution. L'opératrice
ou l'opérateur en charge de cette opération récupère
la page numérisée et la découpe en autant d'images
qu'il existe d'actes sur cette page. Elle ou il élimine les éléments
indésirables que sont les traits séparant deux actes, les
bordures, les taches, etc. puis enregistre chaque acte de manière
indépendante en utilisant les critères de saisie auxquels
s'ajoute le numéro ordinaire de l'acte (tous les actes d'état
civil sont numérotés dans les registres).
L'indexation proprement dite est réalisée par les agents du
service état civil sur une station affectée à cette
tâche. Elle consiste à associer chaque image issue de la découpe
à un index stocké dans la base Taurus du logiciel Acte+. Après
validation par comparaison des données fournies par l'index et celles
contenues dans l'image numérisée, celle-ci est définitivement
archivée sur le serveur. Le logiciel comporte des protections afin
de limiter l'impression des actes aux cas prescrits par la législation.
Le serveur du service de l'état civil de la mairie de Bordeaux gère actuellement 740.000 images numérisées et validées. Il est composé d'un micro-ordinateur compatible PC auquel est interfacé un système de disques magnétiques en grappe qui offre une capacité totale de 22 giga-octets en ligne. Il est complété par un lecteur/enregistreur de cartouche magnétique DAT utilisé pour effectuer régulièrement des sauvegardes de la base d'images et de la base d'index. Ce serveur fonctionne sous NetWare 3.11 de Novell et gère un réseau Ethernet auquel sont connectés les postes de saisie et de découpe, la station d'indexation et cinq postes de consultation répartis dans le service. Quand une demande de copie d'acte ou d'extrait se présente, les employés consultent la base d'index en utilisant trois critères: le nom, le prénom et la date d'un événement concernant la personne. Dans cette base de 740.000 actes, le temps de recherche oscille entre trois et huit secondes selon la puissance de l'ordinateur utilisé pour la consultation (486 ou Pentium). Ce temps englobe la recherche de l'acte ainsi que l'affichage de l'image numérisée et de son index. Les actes sont directement imprimés sur les imprimantes laser connectées à chaque poste de consultation. Ils sont remis au demandeur s'il est présent ou ils sont expédiés.
pour voir une photographie plus grande = 100 ko, cliquez ici
Après un an d'utilisation quotidienne, la GED appliquée
à l'archivage et à la consultation d'actes d'état civil
a largement fait la preuve de son efficacité pour améliorer
le service rendu à l'administré. Le service effectue toujours
entre 400 et 500 recherches chaque jour suivies, pour la plupart, de l'impression
d'une copie. Auparavant, une personne qui venait solliciter une copie d'acte
devait attendre entre cinq et dix minutes, voire plus, selon la disponibilité
des registres et des photocopieurs. Aujourd'hui quelque trois minutes suffisent
en moyenne à un employé du service pour délivrer ce
même document. De plus, tous les registres virtuels sont accessibles
simultanément en ligne à l'ensemble des postes de consultation.
Les opérations de saisie des registres se poursuivent avec la reprise,
dans une première étape, des cinq dernières années
des registres d'actes de mariage et de décès dont la consultation
est moins fréquente que ceux des naissances. S'y s'ajoutent les mises
à jour des documents. Dans un avenir proche, les responsables du
service envisagent d'étendre la consultation des registres numérisés
aux quatre mairies de quartier de la ville. Les employés de ces mairies
pourront non seulement effectuer des recherches en ligne sur le serveur
central mais également récupérer les documents numérisés
et les imprimer sur des imprimantes laser dans leur bureaux.
Cette application de gestion électronique de documents est exemplaire.
Elle démontre que lorsque les solutions sont bien adaptées
aux besoins des entreprises ou des collectivités locales, la GED
est synonyme d'efficacité, de productivité. Les administrés
ne peuvent que se féliciter de cette efficacité tandis que
le personnel est libéré de tâches fastidieuses. Il est
difficile ici de mesurer le gain financier, ce service public étant
totalement étranger à la notion de rentabilité financière.
Mais au moins la GED préserve-t-elle de la dégradation des
documents que la mairie est tenue de conserver dans le meilleur état
possible.
La solution GED du service de l'état civil de la mairie de Bordeaux
utilise le logiciel Acte+ de la société DCI (Pantin) fonctionnant
sous MS-Windows (3.xx). Il a été spécialement développé
à partir de la base de données documentaire Taurus de DCI
pour numériser, indexer, gérer, consulter et imprimer des
actes d'état civil. La configuration matérielle se compose
de postes de travail dédiés, à la numérisation,
à la découpe des images et à leur indexation, ainsi
que de postes de consultation. Ils sont tous reliés par réseau
Ethernet, via un hub (10 base-T), au serveur Netware 3.11 (Novell). Celui-ci
se compose d'un micro-ordinateur compatible PC-486 doté de 32 méga-octets
de mémoire vive (RAM) auquel est connecté un lecteur/enregistreur
de DAT (5 giga-octets compressés) qui effectue des copies de sauvegarde
des bases d'images et de données. Les documents numérisés
sont stockés dans un système à base de disques magnétiques
d'une capacité de 22 giga-octets répartis sur 18 drives H-Plug
placés dans trois unités d'extension Proliant. Ce périphérique
est interfacé au serveur via des contrôleurs SCSI rapides capables
de maintenir un débit de l'ordre de 33 méga-octets par seconde.
La station d'acquisition du système se compose d'un compatible PC
contrôlant et pilotant la caméra I2S. La numérisation
proprement dite est effectuée par une carte Matrox. Après
compression, les images sont stockées temporairement sur le disque
dur magnétique de cette station dans l'attente du traitement qui
séparera les différents actes contenus sur une même
page. Ce travail est effectué sur le poste de découpe formé
d'un compatible PC à base de Pentium, d'un moniteur haute résolution
A3 interfacé via une carte Infotronic qui réalise aussi la
décompression et la compression des images numérisées
à la norme CCITT-G4. Le poste d'indexation et les stations de consultation
du système sont composés de micro-ordinateurs PC-486, eux
aussi équipés d'un moniteur haute résolution et d'une
carte graphique assurant un affichage des images sur 1600 x 1200 pixels.
Chaque poste est équipé d'une imprimante laser HP-IV et peut
produire soit des extraits, soit des copies des images numérisées.
La décompression des documents est assurée par logiciel à
partir du module KF-920 de Kofax.