GED : la gestion électronique des actes de l'état civil à la mairie de Bordeaux - France
Electronic Document Management at Bordeaux - France - City Hall

Rendre les documents d'état civil rapidement accessibles tout en les préservant grâce à la GED

par Francis Pelletier - © Copyright 1995 MOSARCA
Cet article a été publié dans le magazine MOS 139 de septembre 1995

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Station d'indexation et de numérisation d'actes de l'état civil à la mairie de Bordeaux - Photo © F.P.


Le système de gestion électronique des actes au service de l'état civil de la mairie de Bordeaux gère plus de 740.000 documents numérisés. Opérationnel depuis un an, il a permis d'améliorer sensiblement la qualité du service rendu aux administrés.

La gestion électronique de documents telle que la pratique la mairie de Bordeaux pour archiver, consulter et imprimer des actes d'état civil, les extraits de naissance, de mariage et de décès, fait la démonstration probante des bénéfices de la GED/GEIDE lorsque les buts et les besoins sont biens cernés et correctement définis et lorsque le travail est soigneusement préparé.

Les buts étaient on ne peut plus concrets: rationaliser le travail administratif d'une part et améliorer le service rendu aux administrés d'autre part, tout en protégeant les registres originaux de manipulations fréquentes risquant, à terme, de provoquer d'irrémédiables dégradations. Mise en place en 1994, cette solution GED est opérationnelle depuis un an après qu'eurent été numérisés quelque 740.000 actes de naissance essentiellement mais aussi de décès et de mariage. Les initiateurs de ce projet, les responsables du service de l'état civil et du département informatique ont commencé à ébaucher leur application en 1991. L'étude du projet, la rédaction du cahier des charges et la sélection du fournisseur après appel d'offres ont demandé deux ans. En 1993, ils ont fixé leur choix sur le logiciel Acte+ de DCI/FMS développé à partir de la solution Taurus.

La GED a remplacé la manipulation des registres de l'état civil conservés par la mairie. Auparavant, ces registres étaient stockés dans des armoires métalliques munies d'un système de classement rotatif. A chaque recherche, après avoir consulté les tables décennales et effectué les recherches à partir d'un terminal connecté à l'ordinateur central, l'opératrice lançait un ordre de photocopie. Cet ordre imprimé, il fallait localiser le registre dans lequel se trouvait l'acte, consulter la page puis la photocopier. Cette procédure de recherche relativement lourde se répétait de 400 à 500 fois par jour, nombre moyen de demandes d'actes auquel le service de l'état civil de la mairie de Bordeaux doit faire face quotidiennement. Vint un moment où ses responsables ont jugé qu'il fallait rationaliser ces tâches administratives. D'autant qu'il devenait urgent de protéger les registres contre des manipulations fréquentes qui dégradaient le papier ou la reliure.

Après s'être informés à partir de 91 sur les solutions répondant techniquement à leurs besoins, les responsables du service de l'état civil ont rédigé un premier cahier des charges et lancé un appel d'offre auprès de sociétés sans s'adresser particulièrement aux sociétés spécialisées. La micrographie avait été écartée pour des raisons pratiques de fonctionnement; par contre, le service des archives municipales utilise le microfilm comme support d'archivage des documents dont il a la charge et les met à la disposition du public sous cette forme.

L'appel d'offres est lancé en 1992. Cinq sociétés y répondent, certaines en proposant des systèmes très coûteux et d'autres des solutions mal adaptées. A titre d'exemple, l'une d'elles proposait de photocopier l'ensemble des registres puis de numériser les photocopies. Le choix s'est porté sur l'offre faite par la société DCI avec le logiciel Acte+ conçu à l'origine par FMS (acquise depuis par DCI) à partir de la base documentaire Taurus. Outre le fait que l'application Acte+ était conçue tout spécialement pour l'archivage et la consultation des actes d'état civil, le système proposé par DCI faisait appel pour la numérisation à une caméra spécialement adaptée à la nature des registres. Mais le contrat ne se bornait pas à la fourniture de logiciels et de matériels. Il comportait une reprise de passif d'environ 700.000 actes, constitué pour une bonne partie des actes de naissance enregistrés durant les 100 dernières années. Ce travail a été réalisé en sept mois par du personnel délégué par DCI/FMS au sein de la mairie de Bordeaux. Le marché a atteint le montant global de 3,5 millions de francs, numérisation du passif incluse.

Entre l'étude préalable et l'acquisition du système, deux ans se sont écoulés. Ont suivi les six mois de la numérisation. Le système est devenu opérationnel au mois de septembre 94. Il l'est toujours, à la satisfaction des utilisateurs. Madame Bonnafon estime que plusieurs facteurs conjugués expliquent l'efficacité de cette solution. Tout d'abord, le personnel du service concerné a très vite adhéré au projet; en second lieu, la collaboration entre DCI et le service informatique de la mairie a été efficace. Ce sont, à ses yeux, les éléments clefs de la réussite. S'y s'ajoute le travail préalable d'informatisation des index et des tables décennales qui avait commencé dès 1981. Cet index a pu être récupéré et donc réutilisé pour référencer chaque image d'acte numérisé, faisant gagner un temps non négligeable au moment de la reprise du passif. L'existence de cet index a, d'une façon générale, facilité l'implantation de la GED. Il avait l'avantage, comme le précise Madame Bonnafon, de n'avoir aucun défaut et cette qualité a été précieuse lors de la création du lien avec les images numérisées. Au moment de la mise en place de la solution Acte+, cet index a été exporté de l'ordinateur central puis, après filtrage, importé dans le logiciel de GED. Pour valider ce transfert, l'ensemble des tables d'index a été imprimé puis l'on a vérifié qu'il y avait parfaite concordance avec le registre.

Une astucieuse caméra pour la numérisation des registres

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Station de numérisation et de saisie des actes de l'état civil à la mairie de Bordeaux - Photo © F.P.

La reprise du passif a été effectuée à l'aide d'une astucieuse caméra de numérisation. C'est en fait un appareil adapté au format des registres détenus par les mairies. Comme le montre la photographie ci-dessus, le poste de saisie installé au service de l'état civil est un compatible PC interfacé à une caméra vidéo conçue par la société I2S (Pessac, Gironde). Cette caméra est équipée d'un capteur CCD d'une résolution de 2000 pixels placé sur un statif de reproduction muni d'un presse-livre permettant de compenser l'épaisseur des registres et de préserver leur reliure. Grâce à ce dispositif, la manipulation des originaux est réduite, l'opérateur n'ayant plus qu'à tourner les pages.

Les images saisies sont acheminées vers une carte de numérisation Matrox intégrée dans le micro-ordinateur de contrôle où elles sont numérisées. C'est aussi sur cet ordinateur que l'image numérique est traitée pour en éliminer le fond jauni ou rehausser le contraste. Chaque image saisie est stockée temporairement avec un index comprenant l'année, la section, le volume et un numéro de page automatiquement incrémenté par le logiciel Acte+ (exemple: N1980A.001). Une large partie de ce travail de reprise était incluse dans le contrat signé entre la mairie de Bordeaux et les sociétés FMS/DCI. Durant sept mois, il a mobilisé six personnes et deux caméras/scanners qui ont été installées à la mairie.

Après l'opération de saisie, les images ont été récupérées par la station dite de "découpe", en fait un micro-ordinateur compatible PC équipée d'une carte graphique et d'un écran haute résolution. L'opératrice ou l'opérateur en charge de cette opération récupère la page numérisée et la découpe en autant d'images qu'il existe d'actes sur cette page. Elle ou il élimine les éléments indésirables que sont les traits séparant deux actes, les bordures, les taches, etc. puis enregistre chaque acte de manière indépendante en utilisant les critères de saisie auxquels s'ajoute le numéro ordinaire de l'acte (tous les actes d'état civil sont numérotés dans les registres).

L'indexation proprement dite est réalisée par les agents du service état civil sur une station affectée à cette tâche. Elle consiste à associer chaque image issue de la découpe à un index stocké dans la base Taurus du logiciel Acte+. Après validation par comparaison des données fournies par l'index et celles contenues dans l'image numérisée, celle-ci est définitivement archivée sur le serveur. Le logiciel comporte des protections afin de limiter l'impression des actes aux cas prescrits par la législation.

Un serveur à base de disques magnétiques

Le serveur du service de l'état civil de la mairie de Bordeaux gère actuellement 740.000 images numérisées et validées. Il est composé d'un micro-ordinateur compatible PC auquel est interfacé un système de disques magnétiques en grappe qui offre une capacité totale de 22 giga-octets en ligne. Il est complété par un lecteur/enregistreur de cartouche magnétique DAT utilisé pour effectuer régulièrement des sauvegardes de la base d'images et de la base d'index. Ce serveur fonctionne sous NetWare 3.11 de Novell et gère un réseau Ethernet auquel sont connectés les postes de saisie et de découpe, la station d'indexation et cinq postes de consultation répartis dans le service. Quand une demande de copie d'acte ou d'extrait se présente, les employés consultent la base d'index en utilisant trois critères: le nom, le prénom et la date d'un événement concernant la personne. Dans cette base de 740.000 actes, le temps de recherche oscille entre trois et huit secondes selon la puissance de l'ordinateur utilisé pour la consultation (486 ou Pentium). Ce temps englobe la recherche de l'acte ainsi que l'affichage de l'image numérisée et de son index. Les actes sont directement imprimés sur les imprimantes laser connectées à chaque poste de consultation. Ils sont remis au demandeur s'il est présent ou ils sont expédiés.

Une rapidité de service

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Stations de recherche et d'impression d'actes de l'état civil à la mairie de Bordeaux - Photo © F.P.

Après un an d'utilisation quotidienne, la GED appliquée à l'archivage et à la consultation d'actes d'état civil a largement fait la preuve de son efficacité pour améliorer le service rendu à l'administré. Le service effectue toujours entre 400 et 500 recherches chaque jour suivies, pour la plupart, de l'impression d'une copie. Auparavant, une personne qui venait solliciter une copie d'acte devait attendre entre cinq et dix minutes, voire plus, selon la disponibilité des registres et des photocopieurs. Aujourd'hui quelque trois minutes suffisent en moyenne à un employé du service pour délivrer ce même document. De plus, tous les registres virtuels sont accessibles simultanément en ligne à l'ensemble des postes de consultation. Les opérations de saisie des registres se poursuivent avec la reprise, dans une première étape, des cinq dernières années des registres d'actes de mariage et de décès dont la consultation est moins fréquente que ceux des naissances. S'y s'ajoutent les mises à jour des documents. Dans un avenir proche, les responsables du service envisagent d'étendre la consultation des registres numérisés aux quatre mairies de quartier de la ville. Les employés de ces mairies pourront non seulement effectuer des recherches en ligne sur le serveur central mais également récupérer les documents numérisés et les imprimer sur des imprimantes laser dans leur bureaux.

Cette application de gestion électronique de documents est exemplaire. Elle démontre que lorsque les solutions sont bien adaptées aux besoins des entreprises ou des collectivités locales, la GED est synonyme d'efficacité, de productivité. Les administrés ne peuvent que se féliciter de cette efficacité tandis que le personnel est libéré de tâches fastidieuses. Il est difficile ici de mesurer le gain financier, ce service public étant totalement étranger à la notion de rentabilité financière. Mais au moins la GED préserve-t-elle de la dégradation des documents que la mairie est tenue de conserver dans le meilleur état possible.

Francis Pelletier - © Copyright 1995 MOSARCA - Tous droits réservés

 

Données techniques du système GED du service de l'état civil de la mairie de Bordeaux

La solution GED du service de l'état civil de la mairie de Bordeaux utilise le logiciel Acte+ de la société DCI (Pantin) fonctionnant sous MS-Windows (3.xx). Il a été spécialement développé à partir de la base de données documentaire Taurus de DCI pour numériser, indexer, gérer, consulter et imprimer des actes d'état civil. La configuration matérielle se compose de postes de travail dédiés, à la numérisation, à la découpe des images et à leur indexation, ainsi que de postes de consultation. Ils sont tous reliés par réseau Ethernet, via un hub (10 base-T), au serveur Netware 3.11 (Novell). Celui-ci se compose d'un micro-ordinateur compatible PC-486 doté de 32 méga-octets de mémoire vive (RAM) auquel est connecté un lecteur/enregistreur de DAT (5 giga-octets compressés) qui effectue des copies de sauvegarde des bases d'images et de données. Les documents numérisés sont stockés dans un système à base de disques magnétiques d'une capacité de 22 giga-octets répartis sur 18 drives H-Plug placés dans trois unités d'extension Proliant. Ce périphérique est interfacé au serveur via des contrôleurs SCSI rapides capables de maintenir un débit de l'ordre de 33 méga-octets par seconde.

La station d'acquisition du système se compose d'un compatible PC contrôlant et pilotant la caméra I2S. La numérisation proprement dite est effectuée par une carte Matrox. Après compression, les images sont stockées temporairement sur le disque dur magnétique de cette station dans l'attente du traitement qui séparera les différents actes contenus sur une même page. Ce travail est effectué sur le poste de découpe formé d'un compatible PC à base de Pentium, d'un moniteur haute résolution A3 interfacé via une carte Infotronic qui réalise aussi la décompression et la compression des images numérisées à la norme CCITT-G4. Le poste d'indexation et les stations de consultation du système sont composés de micro-ordinateurs PC-486, eux aussi équipés d'un moniteur haute résolution et d'une carte graphique assurant un affichage des images sur 1600 x 1200 pixels. Chaque poste est équipé d'une imprimante laser HP-IV et peut produire soit des extraits, soit des copies des images numérisées. La décompression des documents est assurée par logiciel à partir du module KF-920 de Kofax.

Francis Pelletier - © Copyright 1995 MOSARCA - Tous droits réservés
Cet article a été publié dans le magazine MOS 139 de septembre 1995

 

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