Par Francis Pelletier © Copyright 1995 MOSARCA
Cet article a été publié dans le magazine MOS 137 -
septembre 1995
Située dans la zone industrielle de Libourne, à un jet de
pierre des terres où l'on cultive le Saint Emilion, la Librairie
Electronique est une filiale du groupe OR Télématique
qui compte dans ses rangs la société Europ Info Systems
(EIS) présente sur le marché de la gestion électronique
de documents. Sa création découle de l'obtention d'un important
marché auprès de l'INPI (Institut National de la Propriété
Industrielle). L'institut lui a accordé pendant dix ans la concession
de la diffusion sous forme électronique des bilans des entreprises
françaises et des documents légaux. Cette opération
consiste à numériser systématiquement l'ensemble des
pages des bilans que les entreprises commerciales déposent aux greffes
des tribunaux de commerce puis à les rendre accessibles au public
via un serveur. A terme, OR Télématique proposera un service
d'accès en ligne aux bilans dans leur intégralité,
sous forme numérisée, bilans dont les images pourront être
lues et exploitées sur un micro-ordinateur.
La numérisation de 550.000 bilans équivaut à saisir
vingt millions de pages de format A4, sans compter les statuts d'entreprise
et les actes légaux qui représentent 600.000 dossiers par
an ou l'équivalent de sept millions de pages. Le travail est déjà
bien avancé depuis la mise en production de la Librairie Electronique
au début du mois de septembre 1994. A ce jour, environ 18 millions
de pages ont été saisies et indexées et sont allées
enrichir le centre serveur du groupe OR Télématique situé
à Saint Denis dans la région parisienne. A ce premier contrat
est venu récemment se greffer un second avec le services des publications
officielles du gouvernement pour la numérisation d'environ un million
de pages des lois et décrets parus au journal officiel. Pour faire
fonctionner le centre de numérisation et le serveur d'archivage,
la Librairie Electronique a fait appel au logiciel de GED Omnidesk de la
société américaine Sigma Imaging Systems, désormais
filiale de Wang. La Librairie Electronique est le premier site Omnidesk
installé en France. Ce même logiciel est revendu par EIS qui
assure sa distribution et son intégration en France depuis un an.
L'architecture futuriste du centre de numérisation n'est pas démentie
par l'équipement qu'il abrite. La Librairie Electronique exploite
des matériels très performants et applique des méthodes
de travail copiées sur les entreprises de production. C'est certainement
le centre de numérisation le plus moderne de France, peut-être
même d'Europe. Le groupe OR Télématique y a investi
au total, bâtiment et équipement compris, 45 millions de francs.
Il emploie à l'heure actuelle 42 personnes dont 35 travaillent à
la production après avoir été formées en interne
après recrutement. La direction de la Librairie Electronique a été
confiée à M. Serge Rousse, qui est loin d'être un homme
du sérail de la GED ou même de la micrographie. Il a séduit
les dirigeants de OR Télématique par les qualités de
meneur d'hommes dont il avait fait preuve dans sa précédente
mission, celle de maître d'uvre lors de la construction du bâtiment.
Dans le cadre du contrat de concession avec l'INPI, la Librairie Electronique
reçoit des tonnes de bilans et de documents dans des cartons de classement
qu'elle archive avant traitement dans un local climatisé. Comme le
montre la photographie, quelques millions de pages
sont ainsi entreposées afin de stabiliser le papier. Les dossiers
sont ensuite transférés dans un atelier de préparation
où ils sont déliassés et préparés en
vue de leur numérisation. Cette phase demande soin et attention si
l'on veut utiliser au mieux les performances des numériseurs. Prenons
l'exemple d'un bilan. Chaque bilan est indexé à l'aide de
critères comme le code RCS (numéro du registre du commerce
et des sociétés) de l'entreprise éditrice, la date,
l'année, le numéro de dépôt, etc., sur un poste
de travail en liaison avec la base de données du système central.
En retour, le poste de travail va imprimer plusieurs feuilles A4 portant
des codes-barres. Ces feuilles de codes-barres glissées en page de
garde lors de la numérisation du dossier permettent d'associer automatiquement
le bilan à la base d'index. Parmi les documents imprimés à
l'aide d'une imprimante laser, on trouve également des séparateurs
de documents qui viennent segmenter le bilan en différents fichiers
selon qu'il s'agit du compte d'exploitation, du rapport de gestion, du rapport
du commissaire aux comptes, des annexes, etc. Pour effectuer ce travail
avec un maximum d'efficacité, les responsables de La Librairie Electronique
ont posté deux opératrices à cette première
station de traitement. L'une assure l'indexation proprement dite tandis
que la seconde insère manuellement dans le dossier les feuilles d'index
principal avec codes-barres et les séparateurs également porteurs
de codes-barres.
Les documents ainsi préparés sont transmis aux opérateurs
ou aux opératrices de saisie pour numérisation.
Cette étape se déroule dans une grande pièce contiguë
où trônent huit imposants scanners rapides recto-verso Kodak
923D interfacés à des postes de travail à base de PS/2,
interconnectés par un réseau local Token Ring au serveur d'archivage.
Chaque station permet, sous le contrôle d'une opératrice, de
numériser entre 4.000 et 5.000 pages par heure. Si le document doit
être saisi recto et verso, ce sont 10.000 pages qui sont numérisées
et compressées (G3 ou G4) par heure. Elles sont stockées temporairement
sur le disque dur magnétique du micro-ordinateur qui pilote le scanner
puis, via le réseau local, elles sont transférées de
manière régulière et préprogrammée vers
le serveur d'archivage situé à l'étage supérieur.
Une fois saisis, les originaux sont replacés dans des cartons d'archivage
et stockés par lot dans un second bâtiment situé à
proximité du centre de numérisation. Ils seront ainsi conservés
physiquement pendant une période de dix ans sous la responsabilité
de La Librairie Electronique comme le prévoit le contrat passé
avec l'INPI.
Avant d'effectuer l'archivage définitif sur DON WORM, intervient
une étape de contrôle au cours de laquelle on vérifie
la numérisation par échantillonnage, l'attribution des index
et les liaisons avec les sous-fichiers composant un bilan. Les vérificateurs
et vérificatrices effectuent ce travail sur un poste de contrôle
fait d'un micro-ordinateur équipé d'un moniteur vidéo
de haute définition. Ces opérations ont lieu dans une salle
comptant environ 18 postes de contrôle. Après validation, les
bilans numérisés peuvent être définitivement
archivés sur des disques optiques numériques. La Librairie
Electronique a fait le choix du DON WORM Kodak de 14 pouces (355 mm) de
diamètre offrant une capacité de stockage de 14,8 giga-octets
par média; on y stocke approximativement 370.000 pages numérisées
compressées. Quatre enregistreurs/lecteurs interfacés et pilotés
par un poste dédié reçoivent directement les images
numérisées du serveur central de La Librairie Electronique.
Pour l'instant, trois d'entre eux sont utilisés pour, dans l'ordre,
les applications bilans, actes et statuts. La quatrième unité
est réservée à la sauvegarde. Lorsqu'un disque est
plein, il est expédié au centre serveur d'EIS dans la banlieue
parisienne et sera placé dans un des trois juke-boxes Kodak du centre.
Quant aux index des images, ils sont transmis quotidiennement à ce
même serveur par une ligne Numéris et maintiennent à
jour la base d'informations. La Librairie Electronique conserve une copie
de ces index durant cinq jours sur des disques locaux puis, après
validation par les responsables du centre d'EIS, les effacent pour libérer
de l'espace disque.
Soucieux de valoriser l'expérience acquise au cours de ce contrat
avec l'INPI, les responsables de La Librairie Electronique prennent contact
avec les entreprises et les administrations pour leur proposer des prestations
similaires. Le lancement de cette activité a été confié
à M. Jean-Marie Zaccarini, auparavant ingénieur technico-commercial
chez Kodak pour la région sud-ouest. Les prestations proposées
sont la numérisation et l'indexation à façon de lots
plus ou moins importants de documents dont les images numérisées
pourront être formatées et compressées dans différents
formats et livrées sur des supports adaptés aux besoins de
l'utilisateur. La Librairie Electronique ne négligera pas les intégrateurs
de solutions GED/GEIDE car nombreux sont ceux qui, dans leur contrat de
vente, ont une reprise de passif à effectuer.
En collaboration avec la société EIS appartenant au même
groupe, La Librairie Electronique envisage de proposer des services d'hébergement
de documents numérisés assortis d'un accès sécurisé
en ligne via des réseaux de télécommunications spécialisés
ou à haut débit. A moyen terme, d'autres prestations viendront
étoffer l'offre de services de La Librairie Electronique mais, pour
le moment, ses dirigeants restent discrets sur leur nature tant qu'elles
n'ont pas été testées et validées. On peut avancer
sans trop se tromper que La Librairie Electronique proposera un jour la
saisie simultanée des documents sous forme électronique et
sur microfilm 16 mm tout comme elle devrait un jour faire offre de service
pour convertir le contenu de microfilms en données numériques.
Par Francis Pelletier
© Copyright 1995 MOSARCA
Cet article a été publié dans le magazine MOS 137 -
septembre 1995