La ications de gestion électronique de documents spécialisées
dans le stockage et l'archivage de données informatiques sur disque
optique numérique ou supports équivalents. On entend par données
informatiques toutes sortes d'informations produites par des applications
sous forme d'états, de documents respectant un certain formalisme
ou d'enregistrements.
En général, sont concernés par la GEIDE COLD :
- les états comptables (balances, journaux, grand livre);
- les documents commerciaux (factures clients, bons de livraison, commandes...);
- les documents financiers (relevés de compte, échelles
d'amortissement,...)
ainsi que les bulletins de salaire, les relevés de transaction...
En fait, la GEIDE COLD est appropriée pour tous les documents qui
répondent aux caractéristiques suivantes: des documents enregistrés
et disponibles sous un format texte (par opposition à un document
de type image, que l'on obtient par numérisation à l'aide
d'un scanner), qui respectent un certain formalisme quant à la mise
en page et dont la production est périodique ou récurrente.
La GEIDE COLD se positionne, de par ses caractéristiques techniques
et de par son coût, comme un complément mais aussi parfois
comme un concurrent du microfilm et de la microfiche dans leurs usages traditionnels.
Les applications informatiques génèrent un volume croissant
de documents en tout genre, qui se présentent très souvent
sous la forme d'états et qui sont imprimés soit périodiquement,
soit à la demande des utilisateurs.
Cela ne va pas sans poser de problèmes à ces derniers, destinataires
de l'information, ainsi qu'aux informaticiens, responsables de la production
"on-time" de ces documents. D'un côté, les utilisateurs
sont confrontés à des documents de plusieurs dizaines ou centaines
de pages, difficiles à manipuler et au sein desquelles rien n'est
plus fastidieux que de retrouver la ligne d'information souhaitée.
D'un autre, ils ont des difficultés pour conserver et diffuser ces
documents. Une armoire est vite remplie par des dizaines de journaux comptables
ou par des milliers de bulletins de salaire. Ne parlons pas du coût
des innombrables photocopies qui sont faites et refaites plusieurs fois
par mois.
Pour l'utilisateur, la solution de facilité est bien souvent de demander
au service informatique de lui donner la possibilité de sortir ces
documents à la demande. Mais dans ce cas, outre le coût d'édition,
se pose pour l'informatique le problème du stockage sur le moyen
ou le long terme des informations et surtout, celui du temps machine mobilisé
pour retraiter toutes ces données en vue de réimprimer les
documents.
La micrographie, technique basée sur le principe de la photographie,
a été la première solution qui a permis de résoudre
une partie de ces problèmes. Depuis plusieurs dizaines d'années,
elle permet de stocker sur le long terme les données sous une forme
structurée, qui correspond visuellement au document auquel l'utilisateur
est habitué. Par ailleurs, elle permet de réduire l'espace
de stockage, décharge le système informatique de la conservation
des données et lui évite d'avoir à retraiter des informations
anciennes. Néanmoins, la micrographie nécessite bien souvent
de faire appel à un prestataire de services extérieur, à
moins d'investir un budget très important dans un système
de microfilmage. Par ailleurs, elle réclame des matériels
spécifiques (lecteur/reproducteur) et ne propose pas de fonctions
de "localisation" et de diffusion de l'information très
performantes malgré l'apparition de systèmes de RAO (Recherche
Assistée par Ordinateur), qui restent limités et coûteux.
La GEIDE COLD, apparue au début des années 1980 aux Etats-Unis,
dispose aujourd'hui de plus d'atouts et répond en tout point à
la problématique posée, grâce à la micro-informatique,
aux réseaux locaux, aux serveurs en tout genre et aux technologies
de stockage optique. Ses principaux avantages par rapport à la micrographie
sont de conserver les données sous une forme numérique et
de les restituer à la demande grâce à des techniques
de recherche et de diffusion incomparablement plus efficaces que celles
de la micrographie.
Par ailleurs, un système de GEIDE COLD est le plus souvent basé
sur une architecture informatique banalisée (micro-ordinateurs, réseaux
locaux) et ne nécessite pas de matériels spécifiques.
L'utilisateur peut utiliser son poste de travail de tous les jours pour
accéder aux documents, reprendre tout ou partie du contenu de ceux-ci
pour l'intégrer à un courrier ou à un rapport, les
envoyer par messagerie électronique à un collègue ou
par fax à un client... Et tout cela sans quitter son bureau ni son
clavier ! Ce type de solution est plus facile et moins coûteux à
mettre en place dans l'entreprise, ce qui évite parfois le recours
à un prestataire de services. De plus, le fait que la GEIDE COLD
soit entièrement basée sur des techniques informatiques rend
le processus de classement automatisable à 100%, ce qui a pour effet
de diminuer d'autant les problèmes d'exploitation.
Ce qui caractérise bien spécifiquement la GEIDE COLD est
que l'on peut stocker et indexer les documents de manière automatique
sans avoir à faire appel à un opérateur. C'est un atout
de taille car les utilisateurs n'ont plus à se soucier de la partie
fastidieuse qu'est le classement et l'indexation pour ne plus voir que la
partie avantageuse du système, à savoir la consultation. Par
ailleurs, la base de documents s'enrichit d'autant plus vite qu'il est possible
d'envisager des reprises de passifs à moindre coût (si les
données sont conservées sous une forme informatique). Le processus
de classement se déroule en plusieurs phases. Souvent, il fonctionne
en mode batch et se déclenche dans le cadre d'un processus
automatique (démarrage à une heure fixée ou en fonction
d'un événement quelconque défini par le système,
par exemple la mise à disposition des données à archiver).
Il est fréquent que ces processus tournent la nuit.
Le système doit en premier lieu récupérer les fichiers
de données qui sont généralement des fichiers spools.
Il existe plusieurs manières d'intercepter ou de transférer
ces fichiers et elles dépendent en grande partie des systèmes
d'exploitation utilisés. Les données peuvent être fournies
au système sur cartouches, bandes ou par transfert de fichiers. Une
fois cette opération terminée, le système doit reconnaître
le format des données afin d'en analyser le contenu pour pouvoir
le manipuler par la suite, notamment en ce qui concerne la visualisation
et l'impression. En effet, les fichiers spools ou fichiers d'édition
ont des formats bien précis qui dépendent du système
informatique qui les a produit et de l'imprimante à qui ils sont
destinés. Ils intègrent le plus souvent des codes spéciaux
qui sont utilisés par les imprimantes pour la mise en page des documents
(saut de ligne, changement de police de caractères, positionnement
de texte, attribut des caractères...).
Le système de GEIDE prend donc en compte ces différentes caractéristiques
afin de faire la distinction entre le contenu du document et les informations
de mise en page. A partir de cet instant, en fonction des fichiers spools
traités, le système doit considérer le fichier comme
un seul document (cas d'une balance ou d'un grand livre) ou le découper
en plusieurs documents d'une ou plusieurs pages (cas d'un spool de factures
ou de bulletins de salaire). Chaque document est ensuite stocké et
indexé en fonction de son contenu. Les informations servant à
l'indexation sont directement extraites du document en utilisant plusieurs
techniques. Une des plus simples est de considérer leurs positions
dans le document sous la forme d'une ligne, d'une colonne, d'une largeur.
Des techniques plus compliquées consistent à faire une analyse
sémantique du document pour déterminer la position des informations
qui serviront à l'indexation. Il est aussi possible d'envisager une
indexation en texte intégral de chaque page mais cette technique
est assez peu utilisée dans le cas de la GEIDE COLD, qui traite le
plus souvent des documents structurés.
En général, les données sont compressées
avant le stockage qui se fait, soit directement sur disque optique numérique,
soit sur une mémoire disque dur utilisée en tampon pour des
questions de performances. Certains systèmes copient les données
archivées en double sur un autre support qui peut être immédiatement
stocké dans un endroit sécurisé.
Il faut noter que les applications COLD sont peu gourmandes en capacité
de stockage par rapport à des applications de GEIDE traitant des
images numérisées. Les documents traités étant
de type texte, il n'est pas rare de pouvoir stocker 800.000 à 1.000.000
de pages dans moins d'un giga-octet. En ce qui concerne les périphériques
de stockage, ce sont souvent des unités de disques optiques non ré-inscriptibles
(lecteur ou juke-box) et on note l'utilisation croissante du CD-R, de plus
en plus présent dans les applications d'archivage. A ce sujet, il
est bon de souligner que de nombreux prestataires de service en micrographie
se sont tournés depuis plusieurs mois vers la GEIDE COLD et ont ajouté
ce type de prestations à leurs catalogues. Dans ce cadre, ils choisissent
le plus souvent le CD-R comme support.
Sur le plan de la recherche de l'information, les systèmes de GEIDE
COLD offrent de nombreuses fonctionnalités. On accède aux
documents en utilisant des techniques d'interrogation multi-critères
ou des requêtes de type SQL. Les programmes de consultation sont souvent
très conviviaux et permettent à n'importe quel utilisateur
d'apprendre à faire ses recherches en quelques heures seulement.
La recherche ne se borne généralement pas à l'accès
aux documents mais permet aussi de localiser de manière très
précise l'information contenue dans les documents. Par exemple, en
utilisant des techniques de recherche en texte libre dans des colonnes,
il est possible de retrouver une écriture comptable en particulier
par son libellé ou son montant sans l'avoir au préalable indexée
et ce, parmi des centaines de milliers d'écritures.
Très souvent, les programmes de consultation fonctionnent sur des
micro-ordinateurs connectés au serveur de documents (il existe aussi
des applications qui fonctionnent en autonome sur un seul poste) et tirent
le meilleur parti d'interfaces graphiques telles que Windows. Notamment,
de nombreux produits de GEIDE COLD assurent la gestion de fond de pages
électroniques, c'est-à-dire offrent la possibilité
de mixer les données provenant des fichiers à archiver et
l'image d'un pré-imprimé, créant ainsi à l'écran
et sur l'imprimante la notion d'édition sur papier pré-imprimé.
Sans compter le confort de visualisation qu'elle procure, cette technique
évite à l'utilisateur de charger un papier particulier dans
l'imprimante en fonction du document à éditer et surtout évite
de conserver des stocks de pré-imprimés, d'autant plus lourds
à gérer que ces imprimés peuvent changer de présentation
au fil des ans.
Ces documents peuvent bien entendu être consultés à
l'écran ou imprimés mais aussi télécopiés,
envoyés par messagerie électronique, intégrés
dans un traitement de texte ou un tableur. De même, l'utilisateur
peut utiliser des fonctions de post-it électronique, d'annotation
ou de mise en valeur de certaines parties du document. Bref, un temps considérable
de gagner sur des opérations qui n'auraient pu se faire simplement
et rapidement avec un autre système.
La GEIDE COLD est l'application de Gestion Electronique de Documents la
plus installée dans le monde. Elle l'était d'ailleurs avant
que l'on invente le terme de GED, à plus forte raison de GEIDE. Son
succès s'explique principalement par trois raisons. Elle est peu
coûteuse et permet un retour sur investissement très court.
Elle n'oblige pas à modifier les processus de fonctionnement de l'entreprise
puisqu'elle ne fait que remplacer un outil d'archivage par un autre plus
performant et moins contraignant. Enfin, elle permet de traiter automatiquement
le processus de classement et délivre l'utilisateur de cette tâche
ingrate, ce qu'il apprécie en général au plus haut
point de même que le gain de temps pour accéder aux documents
et les diffuser. D'une façon générale, c'est le service
rendu aux utilisateurs, aux clients ou aux usagers qui gagne en qualité.
Gageons que la GEIDE en général fera son entrée dans
les entreprises et les administrations par le biais des applications COLD.
(c) 1995 MOSARCA - Tous droits réservés
Cet article a été publié dans le magazine MOS 138
octobre 1995
